Lo primero es que debemos distinguir lo que es el método Kanban de un sistema
Kanban. De la wikipedia kanban: “También se denomina “sistema de tarjetas”, pues en
su implementación más sencilla utiliza tarjetas (kanban) que se pegan en los
contenedores de materiales y que se despegan cuando estos contenedores son
utilizados, para asegurar la reposición de dichos materiales. Las tarjetas actúan de
testigo del proceso de producción.”
El número de tarjetas puestas en marcha se corresponde con la capacidad del
sistema. Cada una de estas tarjetas actúa como una señal visual que hace referencia
a una unidad de trabajo determinada. Un ejemplo podría ser la construcción de
software donde cada uno de los requisitos solicitados por el cliente pueden ser
tarjetas kanban que vayan circulando a lo largo del tablero.
Estas tarjetas se pueden representar, por ejemplo, con post-its, en un tablero (tablero
Kanban) y ayudarnos así a visualizar el estado de nuestro trabajo.
Por otro lado, tenemos el método Kanban que fue desarrollado por David J.
Anderson y presentado inicialmente en 2005. David J. Anderson define el método
Kanban como “un método para definir, gestionar y mejorar servicios relacionados con
la gestión de conocimiento, tales como servicios profesionales, trabajos o
actividades en las que interviene la creatividad y el pensamiento incluyendo en estos
tanto el diseño de productos de software como físicos.”
El método Kanban se basa en hacer visible lo que de otro modo es trabajo del
conocimiento intangible, para asegurar que el servicio funciona con la cantidad de
trabajo correcta distinguiendo entre el trabajo que es requerido y necesitado por el
cliente y la capacidad que tiene el servicio de entregar. Para realizar este trabajo,
utilizamos un sistema kanban - un sistema de flujo de entrega que limita la cantidad
de trabajo en progreso (WIP, del inglés Work In Progress) utilizando señales visuales.
Para prevenir la cantidad de trabajo máximo que se puede llevar a cabo, Kanban
utiliza mecanismos de señalización que representan los límites del trabajo en
progreso (WIP, work in progress en inglés), los cuales previenen cuanto de más o de
menos trabajo entra en el sistema, de este modo mejora el flujo de valor a los
clientes. Las políticas para limitar el WIP crean un sistema de arrastre: el trabajo es
“arrastrado” al sistema cuando otro de los trabajos es completado y la capacidad
queda disponible, en lugar de “empujar” estos trabajos al sistema cuando hay nuevo
trabajo demandado.
Kanban se enfoca en la entrega de servicios de una organización - una o más
personas colabora para producir (generalmente intangibles) productos de trabajo.
También puede ser utilizado de manera personal para la gestión de tareas.
Sin duda, lo importante en Kanban es que exista la necesidad de gestionar un flujo
continuo de tareas o peticiones si estamos en un entorno organizacional.